Mieux gérer son business grâce au logiciel de caisse

Si vous avez déjà tous entendus parler du logiciel de caisse, les questions sur son utilité, la réglementation, le meilleur choix à faire ou les fonctionnalités d’un tel outil, sont encore nombreuses. Nous allons tenter de répondre à vos questions. 

La réglementation liée au logiciel de caisse​

Objectif : lutter contre la fraude à la TVA.

La fraude à la caisse enregistreuse représentait, en 2017, environ 3 milliards d’euros pour l’État. Avec l’obligation du logiciel de caisse, il est maintenant impossible de reconstituer des tickets de caisse où ont été soustraits des paiements en espèce des recettes de la comptabilité.

Qui est concerné ? Contrairement aux idées reçues, il n’existe aucune obligation pour un gérant de salon ou d’institut de s’équiper d’un logiciel de caisse. Mais les obligations de tenue de compte s’imposent à tous et sont assez lourdes. De plus les sanctions sont importantes si votre système de gestion n’est pas conforme aux normes de l’administration fiscale. Il est donc hautement recommandé de s’équiper d’un logiciel de caisse en bonne et due forme.

La certification NF 525 : le logiciel de caisse doit satisfaire quatre conditions majeures : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données.

Quelles pièces fournir lors d'un contrôle ?

La loi impose la prise en compte et le respect des obligations légales en matière de conservation et de présentation de la documentation jugée indispensable à l’administration fiscale. Il faudra fournir le détail de toutes les opérations d’encaissement réalisées par votre système de caisse.

Sont notamment concernés :

  • le double de chaque fiche de caisse ;
  • le détail des prestations pour tout ticket égal ou supérieur à 76 euros ;
  • le détail des prestations et ventes (pas de chiffre d’affaires global) ;
  • la liste détaillée et quotidienne des recettes (espèces/cartes bancaires/chèques);
  • les statistiques mensuelles par collaborateur…

Ces obligations étant lourdes en termes de gestion, on comprend aisément l’intérêt de s’informatiser afin d’éviter les erreurs de saisie manuelle et de perdre du temps en paperasses.

Logiciel de caisse certifié ou système non certifié ?

En cas de contrôle, vous êtes passible d’une amende de 7 500 euros par site si vous n’êtes pas en possession d’un certificat de conformité. Vous aurez alors 30 jours pour le produire et il devra être obligatoirement daté au jour du contrôle. Il ne faut donc pas attendre le dernier moment pour effectuer votre mise à jour ou mieux, installer un logiciel de caisse certifié qui vous prémunira de toute mauvaise surprise.

Important : l’emploi de tout logiciel libre ou de tableur ne disposant pas de la certification est interdit. 

Les + du logiciel de caisse Planity

La gestion des stocks : vous pouvez en temps réel et en quelques clics, connaitre la disponibilité d’un produit. Identifiez en un clic ceux qui se vendent le mieux et ceux qui se vendent le moins. Vous pouvez alors mettre en place des offres promotionnelles pour liquider les moins bonnes ventes et commander un réassort pour les meilleures.

Le management : en ayant une visibilité sur les chiffres de vos collaborateurs, vous pouvez mettre en place des solutions pour les aider à optimiser les ventes et les prestations. De même vous pouvez mieux gérer leur emploi du temps et leur temps de présence. 

Un marketing ciblé : vous pouvez lancer des campagnes marketing ciblées et personnalisées. En effet, vous maîtrisez, pour chaque client(e) les prestations reçues, le taux de fréquentation, le ticket moyen….

vue logiciel de caisse
iPad vue é logiciel de caisse

Mais encore....

Une meilleure expérience client : avec une fiche client aux champs multiples, vous pouvez recenser de nombreuses informations et ainsi mieux connaître votre clientèle (anniversaire, famille, produits préférés, prestations réalisées, etc.). De plus, vous pouvez gérer les cartes de fidélité. De quoi optimiser la qualité de votre offre et l’adapter au cas par cas.

Une aide personnalisée : avec Planity vous bénéficiez d’un contact privilégié et dédié pour vous aider à configurer votre logiciel de caisse. De plus, l’offre étant sans engagement, vous n’avez aucune obligation quand à la durée de votre abonnement.

Une comptabilité facilitée : la saisie comptable est automatisée, les encaissements sont rapides et bien gérés quelque soit le type de paiement (cartes, espèces, chèques). Vous pouvez éditer en un clic votre rapport financier.

Une gestion à distance : où que vous soyez, vous avez accès à la caisse de votre salon ou institut, et ce, de n’importe quel support connecté à internet (tablette, smartphone, ordinateur…). Vous pouvez ainsi suivre à distance le CA de votre établissement et les journées de vos collaborateurs.

Notre avis

Si vous avez encore quelques réticences à faire appel à l’informatique pour la gestion de votre établissement, sachez qu’une fois que vous aurez fait appel à un logiciel de caisse, vous ne pourrez plus en passer. En revanche, faites appel à une structure qui saura répondre à vos attentes et vous accompagner dans votre quotidien. Planity est l’une de celle-là. C’est une société proche des coiffeurs et des instituts, disponible, connaissant parfaitement le marché et ayant conçu un outil instinctif dont le seul but est de faciliter votre quotidien. N’hésitez pas à demander une démonstration ou à poser vos questions sur le sujet. 

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